کدینگ در حسابداری و مراحل آن

کدینگ حسابداری چیست؟

اگر به عنوان یک حسابدار فعالیت کرده باشید، حتما با واژه ای به نام کدینگ حسابداری آشنا هستید. همانطور که می دانید، ما حساب های مختلفی را در تراکنش ها و عملیات های مالی خود داریم که نیازمند مدیریت هستند. به همین خاطر لازم است تا چندین دسته بندی برای آنها ایجاد شده و هر مورد در بخش مناسب آن قرار گیرد. 

هرکدام از این بخش ها یا دسته بندی ها نیز باید کدگذاری شود. برای آنکه چنین کاری انجام شود، ما یک ساختار درختی در نظر می گیریم و دسته بندی حساب ها را بدین شکل مشخص خواهیم کرد که هر بخش دارای یک سطح و کد متفاوت باشد. چنین عملی در زبان انگلیسی کدینگ یا شماره گذاری نام دارد.

کارکردهای کدینگ حسابداری شامل موارد مختلفی است که به شرح زیر هستند:

• این عمل از به هم ریختگی اطلاعات مالی جلوگیری می کند. به همین علت در تمام سازمان ها و شرکت ها به کار گرفته می شود.
• منظم تر کردن فایل ها و داده ها که در نهایت منجر به دسترسی آسان تر به آنها خواهد شد.
• شما می توانید برای انجام این کار به منظور استانداردسازی عملیات مالی و نیز یکپارچه سازی آن اقدام کنید.

نکته: توجه کنید که عملیات دسته بندی حساب ها به گونه ای نیست که حتما این کار را در ابتدا انجام دهند. با این حال دیر یا زود هر بیزینسی باید به فکر طراحی کدینگ حسابداری باشد.

کدینگ حسابداری با استفاده از نرم افزار

امروزه با آمدن نرم افزارهای حسابداری، شاهد آن هستیم که بسیاری از عملیات های مالی در این برنامه ها انجام می شوند. یکی از این کارها، کدینگ حسابداری است که می‌ توانید در سیستم های مالی خود آنها را تعریف و شماره گذاری کنید. به عنوان مثال ما یک نمونه کدینگ حسابداری با استفاده از نرم افزار را در مثال زیر ذکر می کنیم:

حال در تشریح این جدول می‌توان به موارد زیر اشاره کرد که به شرح زیر هستند:

• در ردیف اول شاهد تعریف گروه حساب هستیم که تجمیع انواع مشابه حساب ها بر اساس مشخصه های مشترک است. این مورد معمولا به عنوان سطح کلی در نظر گرفته می شود.
• در ردیف دوم حساب کل تعریف شده که شامل چند مورد می باشند. حساب کل به حسابی می گویند که در سطح بالایی از مراتب حسابداری و سیستم مالی سازمان قرار دارد.
• در ردیف سوم شاهد حساب های معین هستیم که معمولا در وسط بین حساب کل و تفصیلی قرار می گیرند و سطح دوم را تشکیل می دهند.
• در نهایت سطح چهارم مربوط به حساب های تفصیلی است که پس از حساب معین قرار داشته و جزئیات و تراکنش های ریزتر در آن قرار می گیرند.

اهداف کدینگ در حسابداری

حال می بایست راجع به اهدافی که در ایجاد و استفاده از کدینگ حسابداری مد نظر هستند، صحبت کنیم که عبارتند از:

• یکسان سازی فرمت: شما می توانید با کمک کدینگ حسابداری، یک فرمت یکسان را برای حساب ها ایجاد کرده که منجر به یکپارچه سازی داده ها می شود.
• کاهش خطا: زمانی که کدگذاری انجام شود، قادر خواهید بود تا ثبت رویدادهای مالی را با دقت و سرعت بیشتری انجام دهید. در سیستم های حسابداری با زدن چند کد، حساب مورد نظر به سرعت نمایان می شود.
• افزایش جزئیات: یکی دیگر از اهدافی که برای اعمال کدینگ در حسابداری مد نظر است، بیشتر شدن جزئیات به خصوص در معاملات فصلی و ثبت رویدادها می باشد. بسیاری از حسابداران می توانند با یک نگاه به کدها، به جزئیات معاملات پی ببرند.
• تحلیل جزئی تر: همانطور که گفتیم، دسته بندی داده ها عاملی است که می تواند گزارش های خروجی را بهینه تر کند. در نتیجه شما می توانید برای تحلیل و بررسی های مالی گزارشات، محاسبه میزان دارایی ها و حساب های گوناگون نیز اقدام کنید.

انواع کدینگ حسابداری

بر اساس روشی که نسبت به کد گذاری و دسته بندی حساب ها اقدام می کنید، می توان کدینگ حسابداری را به مدل های زیر تقسیم کرد که عبارتند از:

• کدینگ حفظی: در این روش از علامت گذاری به زبان فارسی استفاده می شود که در کل روش مدنظر ما همان مختصر نویسی است. شیوه کدینگ حفظی بدین طریق است که ابتدای حروف کلمات به کار می روند. مثلا برای عبارت “حساب های پرداختنی”، از کد “ح-پ” استفاده می شود.

• کدینگ متوالی: این نوع کدینگ را می توان با نام های پشت سر هم ایجاد کرد که در آن یک سریال پشت هم از اعداد ایجاد می شوند.
• کدینگ سلسله مراتبی: این روش بیشتر استفاده می شود و می توانید نمونه ای از آن را نیز در تصویر زیر مشاهده کنید.

از دیگر روش‌ها در این بخش همچنین می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• کدینگ توده‌ای که می‌توانید از آن برای یک دوره مالی استفاده کنید.
• کدینگ وجهی که می‌توانید آن را برمبنای یک قرارداد استاندارد در نظر بگیرید.

لایه‌های مختلف کدینگ حسابداری

در تصاویر بالا و نیز تصویر زیر بارها نمونه‌هایی از لایه بندی کدینگ حسابداری را به شما نشان دادیم. در کل می توان ۵ سطح کدینگ یا لایه را معرفی کرد که به شرح زیر هستند:

• گروه حساب به عنوان محلی برای صورت حساب های مالی.
• حساب کل که برای تعریف صورتحساب های مالی است.
• حساب معین که بخش های جزئی حساب کل هستند و محل ثبت تراکنش های مالی یک شرکت می باشند.
• حساب تفصیلی ۱ که حساب های تفصیلی، حساب های کوچک معین هستند.
• حساب تفصیلی ۲.

سخن پایانی

در این مقاله تلاش کردیم یکی از مفاهیم مهمی که در حسابداری ممکن است با آن مواجه شوید را بررسی کنیم. کدینگ حسابداری یکی الزامات مهم برای استاندارد کردن پروسه خدمات حسابداری و دسته بندی ثبت داده ها است. این کار در مجموعه های کوچک و بزرگ برای شناسایی و کدگذاری حساب ها انجام می شود. 

اگر می خواهید مطالب بیشتری راجع به کدینگ در حسابداری و مراحل آن بدانید و فرابگیرید، با آموزش های پارسا حساب ایرانیان همراه شوید.