فاکتور رسمی: تعریف، ویژگی ها، انواع و کارکردها

تعریف فاکتور رسمی

فاکتور رسمی، نوعی صورتحساب می باشد که مطابق با قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی کشور تهیه و تنظیم شده است. این نوع فاکتورها، مورد تایید دارایی هستند. مطابق بند 19 مالیات بر ارزش افزوده بایستی فاکتور رسمی چاپ شود تا به تایید دارایی برسد. فاکتور رسمی شامل اطلاعاتی از جمله نام شرکت، تاریخ، شماره فاکتور، قیمت، مبلغ کل فاکتور و مشخصات محصولات یا خدمات ارائه شده می شود. وظیفه تهیه و تنظیم این نوع فاکتورها بر عهده حسابدارها و ماموران خرید شرکت ها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک می باشد. فاکتورهای غیر رسمی برای اطلاع مشتریان، تهیه می شوند. در گذشته، فاکتورهای غیر رسمی، مورد تایید دارایی نبودند، چرا که نیازی به ارائه آن ها به وزارت دارایی نبود.

فاکتور رسمی بایستی به وزارت دارایی تحویل داده شود. با اجرایی شدن قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان از سال 1401 در شرکت ها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک، فاکتورهای رسمی در قالب صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان ارسال می شود. از طریق نرم افزارهای حسابداری، صورتحساب های الکترونیکی در کم تر از هفت روز تهیه و تنظیم می شوند.

اطلاعات درون فاکتور رسمی

1. شماره سریال یا شماره فاکتور: یکی از مهم ترین اطلاعاتی که در فاکتور رسمی ذکر می شود، شماره سریال آن می باشد. نوع چاپ شماره سریال فاکتورهای رسمی، مهم است. به این صورت که شماره سریال فاکتورهای رسمی بایستی رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی باشد و با کمی برجستگی چاپ شود تا بتوان راحتی آن را مشاهده کرد. روش چاپ شماره سریال به صورت دیجیتالی و معمولی می باشد.
2. اطلاعات خریدار و فروشنده: در فاکتور رسمی، اطلاعات خریدار و فروشنده که شامل کد اقتصادی، کد ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی و شماره تلفن می شود. اطلاعات و مشخصات اصلی خریدار و فروشنده بایستی در فاکتور رسمی مورد تایید دارایی ذکر شوند.
3. تخفیفات، مالیات و عوارض: در تهیه فاکتور رسمی، تعداد و قیمت محصولات و خدمات ارائه شده، ذکر می شود تا بتوان تخفیفات اعمال شده را بررسی کرد. به این ترتیب، می توان مالیات و عوارض بر ارزش افزوده محصولات و خدمات ارائه شده را محاسبه نمود. توجه داشته باشید که تخفیفات بایستی قبل از محاسبه مالیات و ارزش افزوده بر محصولات و خدمات ارائه شده، اعمال شوند.
4. امضاء و مهر: فاکتور رسمی بایستی فاقد خط خوردگی باشد. در نظر داشته باشید که اعتبار فاکتور رسمی به امضا و مهر خریدار و فروشنده می باشد.

انواع فاکتور

• فاکتور فروش: یکی از انواع فاکتورهای رسمی، فاکتور فروش می باشد که توسط فروشنده صادر می شود. فروشنده، فاکتور فروش را به خریدار تحویل می دهد. این فاکتور شامل اطلاعات مربوط به محصولات و خدمات ارائه شده، قیمت، مبلغ کل و شرایط پرداخت می شود.
• فاکتور خرید: یکی دیگر از انواع فاکتورهای رسمی، فاکتور خرید می باشد که توسط خریدار صادر می شود. خریدار، فاکتور خرید را به فروشنده تحویل می دهد. این فاکتور شامل اطلاعات مربوط به محصولات خریداری شده، قیمت، شرایط پرداخت و مبلغ کل می شود.
• فاکتور صادرات: یکی دیگر از انواع فاکتورهای رسمی، فاکتور صادرات می باشد. فاکتور صادرات برای معاملات صادراتی کاربرد دارد. این فاکتور شامل اطلاعات مربوط به صادر کننده، محصولات یا خدمات ارائه شده، شرایط صادرات و مشتری خارجی می شود.
• فاکتور برگشت از فروش: یکی دیگر از انواع فاکتورهای رسمی، فاکتور برگشت از فروش می باشد. فاکتور برگشت از فروش مربوط به محصولاتی است که به صورت اعتبار انجام می شوند. به این صورت که پس از بازگشت محصولات توسط مشتری، فاکتور برگشت از فروش برای اشخاص صادر می گردد.
• فاکتور تضمینی: یکی دیگر از انواع فاکتورهای رسمی، فاکتور تضمینی می باشد. فاکتور تضمینی برای اطمینان از پرداخت کامل مبلغ به فروشنده مورد استفاده قرار می گیرد. فروشنده، مبلغ تضمینی را در بالای فاکتور تضمینی، قید می کند. از این رو، خریدار بایستی قبل از دریافت محصولات، مبلغ آن را به حساب فروشنده واریز نماید.

چرا باید فاکتور رسمی بگیریم؟

فاکتور رسمی توسط فروشنده ها صادر می شود و به خریدار تحویل داده می شود. خریدار در هنگام خرید محصولات و خدمات می تواند از فروشنده، فاکتور رسمی یا سند مالی بگیرد. فاکتور رسمی، نشان دهنده معامله ای است که بین خریدار و فروشنده انجام می شود. در فاکتورهای رسمی، جزئیات فروش محصولات و خدمات ارائه شده، درج می گردد. صدور فاکتورهای رسمی برای انجام تراکنش های تجاری در اکثر کشورها اجرا می شود. فاکتورهای رسمی برای انجام تراکنش های رسمی و انتقال وجه در اکثر بانک ها و موسسات مالی کاربرد دارند. فاکتورهای رسمی، اعتبار رسمی دارند و مدرکی برای جلوگیری از بروز جرایم مالیاتی می باشد. داشتن فاکتورهای رسمی برای شرکت ها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک، الزامی است.

تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی

فاکتور رسمی، نوعی سند قانونی می باشد که توسط شرکت یا سازمان معتبری صادر و به مشتری داده می شود. بر خلاف فاکتورهای رسمی، فاکتورهای غیر رسمی، نوعی سند هستند که معتبر نیستند و در اصل، توافقی بین دو طرف قرارداد می باشد. در فاکتورهای غیر رسمی، اطلاعاتی اعم از شماره فاکتور، اطلاعات مالی دقیق و عناوین قانونی، ذکر نمی شود. در حالی که در فاکتورهای رسمی، جزئیات قانونی و مشخصات مالی محصولات و خدمات ارائه شده، ذکر می شود. فاکتورهای رسمی در امور حسابداری، مالیاتی و قانونی کاربرد دارند. از فاکتورهای غیر رسمی هم در معاملات غیر رسمی استفاده می شود.

اصلی ترین تفاوت فاکتور رسمی با فاکتور غیر رسمی، قابلیت قانونی و اعتبار فاکتورهای رسمی می باشد. فاکتورهای رسمی دارای ارزش قانونی هستند ولی فاکتورهای غیر رسمی به عنوان تایید توافق بین فروشنده و مشتری می باشند. یکی دیگر از تفاوت های فاکتور رسمی با فاکتور غیر رسمی، قانونی بودن و مورد تایید بودن فاکتورهای رسمی توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی کشور می باشد. در فاکتور رسمی، اطلاعاتی مربوط به محصولات و خدمات فروخته شده، نحوه معامله، مشخصات خریدار و فروشنده، تاریخ معامله، مبلغ و قیمت آن ها ذکر می شود.

چطور از اعتبار فاکتور رسمی مطمئن شویم؟

1. بررسی صحت و دقت اطلاعات: یکی از دلایل تهیه و تنظیم فاکتور رسمی، رسیدگی به امور مالیاتی می باشد. صاحبان شرکت ها و کسب و کارها برای امور مالیاتی بایستی صحت و دقت اطلاعات فاکتورهای رسمی را بررسی کنند.
2. بررسی شماره و تاریخ فاکتور: شماره فاکتورهای رسمی بایستی به ترتیب صحیح درج شوند. از طرفی، تاریخ فاکتورهای رسمی بایستی با تاریخ صدور آن ها همخوانی داشته باشد.
3. اعتبارسنجی امضاء و مهر: امضا و مهر صاحب فاکتور را بررسی کنید. کافی است که صحت اطلاعات درج شده در مهر را بررسی نمایید.
4. بررسی نسخه الکترونیکی: اگر فاکتور به صورت الکترونیکی است، بایستی امضای دیجیتال صحیح را بررسی کنید. ناگفته نماند که بررسی اعتبار گواهی دیجیتال فاکتور هم اهمیت دارد.
5. وجود شماره سریال در فاکتورهای رسمی: مهم ترین ویژگی فاکتور رسمی که مورد تایید وزارت امور اقتصاد و دارایی کشور است، نوع چاپ شماره سریال آن می باشد.
6. مالیات، عوارض و تخفیفات: محصولات و خدمات فروخته شده در فاکتور رسمی بایستی با نام، تعداد و قیمت مشخص ذکر شود. سپس، تخفیف از مجموع قیمت فاکتور، کم می شود تا مالیات و ارزش افزوده بر روی قیمت نهایی اعمال شوند.

نحوه صدور فاکتور رسمی

شرکت ها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک می توانند محصولات و خدمات ارائه شده خود را در فاکتور رسمی ثبت کنند. مراحل صدور فاکتور رسمی به ترتیب شامل دریافت سفارش، ثبت سفارش، صدور فاکتور، تحویل کالا، دریافت وجه، ثبت در سیستم مالی و نگهداری فاکتور می شود. حسابدارها یا ماموران خرید شرکت ها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک بایستی قبل از تنظیم فاکتورهای رسمی، قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی در زمینه صدور فاکتور را بررسی کنند.

کاربردهای فاکتورهای رسمی

• استفاده از فاکتور رسمی در ثبت معاملات تجاری و فاکتورها برای ثبت معاملات تجاری و سوابق آن ها؛
• استفاده از فاکتور رسمی در آنالیز، استراتژی یابی و بررسی آمار خرید محصولات و خدمات ارائه شده برای اهداف بازاریابی کسب و کارها؛
• استفاده از فاکتور رسمی برای ارائه به مشتریان (فاکتورهای رسمی به عنوان سندی رسمی هستند که جزئیات مربوط به معامله را ذکر و درخواست پرداخت را به مشتری ارائه می کنند)؛
• استفاده از فاکتور رسمی در مدیریت مالی (فاکتورهای رسمی با هدف مدیریت مالی، بررسی وضعیت مالی شرکت، بازیابی و پرداخت بدهی ها مورد استفاده قرار می گیرد)؛
• استفاده از فاکتور رسمی به منظور تسهیل در ارائه گزارشات مالی (فاکتورهای رسمی به عنوان یکی از مدارک مالی برای تهیه گزارشات مالی اعم از محاسبه صورت سود و زیان کاربرد دارند)؛
• استفاده از فاکتور رسمی در ارائه سند رسمی برای تعیین مالیات و عوارض (عوارض و مالیات با در نظر گرفتن فاکتورهای رسمی محاسبه می شوند)؛
• استفاده از فاکتور رسمی در اخذ تسهیلات بانکی (کسب و کارها با ارائه فاکتورهای رسمی و گزارش مالی می‌توانند درخواست دریافت تسهیلات بانکی کنند).

فاکتور رسمی فروش چیست؟

فاکتور رسمی فروش، نوعی سند حقوقی می باشد که برای ثبت فروش یک محصول یا خدمت ارائه شده، استفاده می شود. فاکتورهای رسمی فروش به صورت قانونی، صادر می شوند. این نوع فاکتورهای فروش شامل اطلاعاتی اعم از نام و شماره ثبتی فروشنده و خریداری، مشخصات محصول یا خدمت ارائه شده، تعداد و قیمت واحد، مبلغ کا فروش، مالیات و عوارض احتمالی، تاریخ و شماره فاکتور می شوند. به عبارتی، تمام جزئیات فروش محصول یا خدمت ارائه شده در فاکتور رسمی فروش، ثبت می شود. فاکتورهای رسمی فروش برای ارائه به مشتریان، مقامات مالی و مالیاتی کاربرد دارد. فاکتور رسمی فروش، تراکنش معتبر و قانونی در حسابداری به حساب می آید.

قوانین مالیات در رابطه با فاکتور فروش چیست؟

تمام خریدهایی که با ارائه فاکتور فروش رسمی صورت می گیرند، مشمول مالیات بر ارزش افزوده می شوند. مالیات بر ارزش افزوده شامل 9 درصد از کل مبلغ فاکتور می شود. البته، برخی از کالاها، معاف از مالیات هستند و مالیات بر ارزش افزوده بر آن اعمال نمی شود. شرکت ها و کسب و کارهایی که فاکتور فروش رسمی صادر می کنند، بایستی مالیات بر ارزش افزوده را به دولت پرداخت کنند. به این ترتیب، بودجه دارایی افزایش می یابد. فاکتور رسمی فروش به عنوان ضمانت کالا و خدمات و قانونی بودن فعالیت فروشنده ارائه می شود.

نمونه‌های فاکتور رسمی

• صورتحساب الکترونیکی نوع اول، تمامی اطلاعات مربوط به خریدار، فروشنده، موضوع معامله و نحوه تسویه را ارائه می دهد.
• صورتحساب الکترونیکی نوع دوم، اطلاعات کم تری نسبت به صورتحساب الکترونیکی نوع اول دارد. در این نوع صورتحساب، اطلاعات فروشنده، محصولات و خدمات ذکر می شود. به صورتحساب الکترونیکی نوع دوم، مالیات بر ارزش افزوده اعمال نمی شود.
• صورتحساب الکترونیکی نوع سوم، رسیدی است که دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت الکترونیکی به مشتری می دهد. مشخصات خریدار، کالا و خدمات در این نوع رسیدها نشان داده نمی شود. از صورتحساب الکترونیکی نوع سوم می توان نام فروشنده را مشاهده کرد.
• صورتحساب فروش کالا و خدماتی که در عکس فوق می بینید، نمونه فاکتور رسمی می باشد.

سخن پایانی

تهیه و تنظیم فاکتور رسمی اهمیت بالایی در امور مالی دارد. الوند حسابان، موسسه مشاوره مالی معتبری است که در زمینه آماده سازی فاکتورهای رسمی فعالیت دارد. صاحبان کسب و کارهای بزرگ و کوچک می توانند با اتکا به حسابدارهای الوند حسابان، قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی کشور را در تهیه فاکتورهای رسمی رعایت کنند. علاوه بر بهره مندی از علم و دانش حسابدارهای الوند حسابان، صاحبان کسب و کارها می توانند از آموزش های این موسسه استفاده کنند و از پرداخت جریمه های سنگین مالیاتی در امان باشند.